ASTUDIAETH ACHOS
Sut arbedodd Cyngor Sir Powys £500,000 yn ei flwyddyn gyntaf gyda MoveSmarter
Lleoliad: Powys, CymruMaes Gwasanaeth: Trafnidiaeth dysgwyr gwledig ac anghysbell, gan gynnwys ADY
Ar gip: Arbedwyd £500,000 yn y flwyddyn lawn gyntaf, wedi'i gynnal flwyddyn ar ôl blwyddyn. Dros 8,000 o ddysgwyr yn cael eu cludo bob dydd. Un platfform yn disodli taenlenni, e-byst a systemau datgysylltiedig.
Yr her
Mae Cyngor Sir Powys yn darparu trafnidiaeth ysgol i dros 8,000 o ddysgwyr bob dydd, gan gynnwys dysgwyr prif ffrwd ac ADY, ar draws un o'r ardaloedd mwyaf heriol yn ddaearyddol yn y DU. Am flynyddoedd, bu'r tîm yn rheoli hyn drwy daenlenni, e-byst a systemau ynysig: rhestrau llwytho a luniwyd â llaw nad oeddent bob amser yn cyd-fynd â phwy oedd wir yn teithio, gwiriadau DBS a manylion criw neu gontract yn cael eu cadw ar wahân i'r llwybrau roeddent yn perthyn iddynt, penderfyniadau cymhwysedd a thystiolaeth ategol wedi'u gwasgaru ar draws gwahanol systemau, a dim ffordd o weld, heb sôn am gostio, sut roedd y rhwydwaith yn perfformio yn ei gyfanrwydd.
Fel y dywed Sue Avery, Prif Swyddog Trafnidiaeth Ysgol:
"A dweud y gwir, nid yw'n ymwneud yn llwyr â llwybro; mae'n ymwneud â gallu rheoli anghenion trafnidiaeth dysgwyr mewn ffordd nad yw'n dibynnu ar daenlenni nad ydynt yn meddu ar y dibynadwyedd na'r swyddogaethau sydd eu hangen."
Sue Avery: Prif Swyddog Trafnidiaeth Ysgol, Cyngor Sir Powys
Yr ateb
Aeth Powys i bartneriaeth â Kodergarten i ddod â'i holl weithrediadau trafnidiaeth ar MoveSmarter. Lle mae llawer o offer cynllunio yn canolbwyntio'n llwyr ar lwybro, mae MoveSmarter yn rheoli'r broses gyfan o'r dechrau i'r diwedd: ffurflenni cais, prosesau PTU, cynllunio llwybrau effeithlon, gwirio cymhwysedd, rhestrau llwytho, adrodd teithiau byw drwy dapiadau cerdyn NFC a QR (sy'n caniatáu casglu data ar gapasiti, llwytho a defnydd gwirioneddol), cyswllt API uniongyrchol â'r porth rhieni sy'n bwydo gwybodaeth lwybr fyw yn ôl i deuluoedd ac yn tynnu ceisiadau i mewn yn uniongyrchol, a phorth hunanwasanaeth lle mae gweithredwyr yn rheoli eu criw a'u gwiriadau DBS eu hunain, yn gweld llwybrau'r gwasanaethau y maent yn eu rhedeg, ac yn lawrlwytho rhestrau llwytho ar gyfer y gwasanaethau y maent dan gontract i'w cyflawni. Wedi'i gyd-gynllunio â thîm trafnidiaeth Powys o amgylch eu gwaith bob dydd go iawn, fe wnaeth ddisodli cymysgedd o daenlenni a systemau unigol ag un broses gysylltiedig.
Mae Shaun James, Uwch Reolwr Technegol Priffyrdd, Amgylchedd a Theithio, yn crynhoi'r newid:
"Mae MoveSmarter wedi newid yn sylfaenol y ffordd rydym yn rheoli trafnidiaeth dysgwyr ac wedi trawsnewid sut mae ein tîm yn gweithio. Mae wedi cryfhau ein heffeithlonrwydd ac effeithiolrwydd gweithredol, drwy ddefnyddio amser yn fwy deallus, gwella llwybrau a chapasiti. Mae'r platfform yn darparu mewnwelediad gwerthfawr a hyder yn ein penderfyniadau, gan alluogi gwasanaeth gwell i ddysgwyr a theuluoedd drwy ddefnyddio ein data yn fwy deallus."
Shaun James: Uwch Reolwr – Technegol Priffyrdd, Amgylchedd a Theithio, Cyngor Sir Powys
Y canlyniadau
Mae Sarah Leyland-Morgan, Arweinydd Proffesiynol dros Deithio Cynaliadwy a Thrafnidiaeth Teithwyr, yn esbonio:
"Darparodd y system arbedion cychwynnol o £500k yn ei blwyddyn lawn gyntaf. Drwy gynllunio llwybrau yn fwy strategol, rydym wedi gallu cynnal yr effeithlonrwydd costau hynny flwyddyn ar ôl blwyddyn."
Sarah Leyland-Morgan: Arweinydd Proffesiynol dros Deithio Cynaliadwy a Thrafnidiaeth Teithwyr, Cyngor Sir Powys
Mae maint yr arbediad hwnnw'n rhoi cost y system ei hun mewn persbectif: mae MoveSmarter yn costio cyfran fechan o'r hyn y mae'n ei arbed Powys bob blwyddyn.
Y tu hwnt i'r arbedion, mae Powys wedi gweld prosesu ceisiadau cyflymach, gwelededd diogelu gwirioneddol drwy dapiadau cerdyn sy'n cadarnhau'n union pryd a ble mae pob dysgwr yn mynd ar fwrdd ac yn dod oddi ar gerbyd, a thîm trafnidiaeth, ysgolion a gweithredwyr bellach yn gweithio o'r un ffynhonnell wybodaeth gyffredin yn lle dyblygu ymdrech ar draws systemau.
Beth sydd nesaf
Mae Powys a Kodergarten yn parhau i adeiladu ar y sylfaen hon, gydag adrodd ar allyriadau CO₂, cynllunio gwasanaethau awtomataidd, cyfathrebu â rhieni drwy e-bost, ac asesu ceisiadau ag un clic (sy'n gwirio cymhwysedd ac yn argymell y llwybr gorau), i gyd ar y gweill. Ym Mhowys yn unig, gallai hynny drawsnewid penderfyniadau ar gyfer y tua 80% o geisiadau sy'n syml a di-ffwdan.
Bydd gallu diogelu ap MoveSmarter, sy'n cofnodi mynd ar fwrdd, dod oddi ar gerbyd a gwybodaeth deithio fyw drwy dapiadau cerdyn, ar gael i awdurdodau lleol eraill yn ddiweddarach eleni (Ch3/Ch4). Yn ogystal, i awdurdodau lleol yng Nghymru, mae Trafnidiaeth Cymru mewn trafodaethau â Powys a Kodergarten i dreialu integreiddio cerdyn TfW o fis Medi 2026 ymlaen; byddai hyn yn dod â'r un gallu diogelu ac adrodd cerbydau byw i ddysgwyr 16+ a dysgwyr cartref-i-ysgol sy'n teithio ar gardiau wedi'u hargraffu gan TfW ar draws gwasanaethau cyhoeddus hefyd, gan roi i Gymru fersiwn o MoveSmarter sy'n gallu adrodd ar ddiogelu, mynd ar fwrdd a cherbydau byw ar draws llwybrau cyhoeddus a llwybrau pwrpasol cartref-i-ysgol fel ei gilydd.
Mae MoveSmarter ar gael drwy G-Cloud 14.